Conseil d'administration 21 mars 2015

Compte rendu du conseil d’administration du 21 mars 2015

Membres présents :     Serge Porcher, président

                     Pierre Agaësse, trésorier

                     Catherine bouvet

            Christophe Gallais

            Nicole Renaudin-Galimard

 

Membre absent ayant donné pouvoir : Armelle Le Tual

 

Invités présents :     Aï Barreyre

            Pauline Bouvet

            Clément Buet

            Corentin Chassard

            Charlotte Galimard

            Jacques Pichon

            Florent  Thurneyssen

 

  • Election du bureau

 

Véronique Michel ayant démissionné du conseil d’administration, le poste de secrétaire est vacant. Serge Porcher a demandé à Catherine Bouvet si elle accepterait de prendre la place. Celle-ci accepte de se présenter. Le conseil élit Catherine Bouvet à mains levées par 6 voix.

  • Point sur la préparation du festival

 

  • Validation de l’affiche :

Le dépliant, le flyer et l’affiche sont faits par Serge. Ils doivent être prêts pour le 25 mars afin d’être envoyés à la fédération des festivals de musique en Bretagne. Le logo est changé par rapport à l’an dernier.

Sur le dépliant devront figurer les noms des musiciens têtes d’affiche, le lieu et les horaires de concert. Corentin se charge de rédiger une présentation du festival.

Les organisateurs du festival «Classique au large», qui se déroule fin avril à Saint Malo, ont donné leur accord pour que le flyer de notre festival soit distribué avant ou après les concerts.

Le conseil décide d’imprimer : 300 affiches, 2000 dépliants et 5000 flyers.

Pour les Master-class : les instruments concernés sont : violon, violoncelle, piano, clarinette-saxophone. 20 affiches et 200 dépliants seront imprimés et distribués au Conservatoire de St Malo et dans les écoles de musique du secteur. Nicole se charge de la diffusion à l’association des parents d’élèves du Conservatoire de St Malo. Il faudrait arriver à 20 inscriptions.

 

  • Présentation du programme :

Corentin présente la programmation du festival in et off. 14 concerts auront lieu à l’intérieur. Les musiciens viennent jouer gratuitement ils seront défrayés de leurs frais de transport et logés sur l’île.

Le festival off se tiendra sur la terrasse du haut, sous forme de cabaret et il sera gratuit. Clément est chargé de son organisation.

3 dessinateurs venant de Paris participeront au festival et seront logés à La Haize. Il sera possible d’acheter leurs œuvres lors de la soirée vernissage du 13 juillet. Nicole soulève le problème de la vente directe les jours précédant le 13 juillet. Le conseil décide qu’il sera possible de réserver les œuvres mais pas de les emporter avant la soirée vernissage. La soirée du 13 se terminera par le concert de Damien Fleau.

 

Aï se propose de centraliser les documents nécessaires à la constitution d’un dossier presse d’ici fin avril. Elle souhaite récupérer la vidéo, les articles et photos des festivals précédents, les affiches, un texte de présentation du projet, le programme.

 

Il devient également urgent de trouver une personne en charge de la communication. Pauline accepte cette fonction.

 

  • Listing des bénévoles :

Florent est chargé de l’organisation des bénévoles avant et pendant le festival. Il sera épaulé par Aï pour l’organisation en amont et elle sera photographe pendant le festival.

 

Il est nécessaire de nettoyer et préparer l’hébergement de l’île dès le 5 juillet, avant le début des master-class.

 

2 chefs de cuisine sont désignés : Akané et Olivier.

Liste des bénévoles nécessaires : 1 chauffeur,

                    3 x 2 personnes à l’accueil

                    1 personne à la vente de tickets

                    2 x 2 barmen

                    2 personnes au barbecue

                    2 personnes au stand victuailles

                    2 managers artistes

                    2 ouvreurs

                    2 logisticiens concert

                    4 aides en cuisine

                    4 manutentionnaires (Florent a contacté les scouts)

                    3 personnes chargées de la sécurité

Toute personne qui souhaite être bénévole doit se faire connaître auprès de Florent.

 

Le conseil décide de faire fabriquer des badges, réutilisables, pour les musiciens et pour les bénévoles. Florent et Aï se chargent de trouver le fabricant.

Les bénévoles recevront pour chaque jour, une enveloppe comprenant 1 ticket repas midi, 1 ticket repas soir et 1 ticket pour une boisson non alcoolisée.

  • Questions diverses

 

Sur la grande terrasse, une grande tonnelle sera installée pour abriter les concerts du off et une petite pour le bar.

 

Le conseil décide que le prix d’entrée pour les concerts jeunes talents sera de 5 € et pour les concerts musiciens professionnels de 9 €.     

 

A la demande de Jacques Pichon, Serge a accepté d’accueillir une journée, sur l’île, des jeunes du club de théâtre de Bel Air et de Cancale ainsi qu’un club de jeunes conteurs de Tunis, pour un atelier-théâtre basé sur des improvisations ayant comme thème « perdu sur une île ». Jacques les mettra en contact avec Clément s’ils souhaitent se produire lors du festival.

La séance est levée à 17h30.

                                Le Président

                                Serge Porcher

Compte rendu AG 31 octobre 2014

Compte rendu de l’assemblée générale du 31 octobre 2014

Le Président, Serge Porcher, souhaite la bienvenue à tous.

 

Rapport moral et financier

 

Pierre Agaësse, trésorier, présente le rapport moral et financier.

Malgré le manque de subvention, les comptes sont positifs.

Deux mécènes privés ont participé au financement du festival : EML Consulting et Champagne Emile Grados. En cette année d’élection, il a été difficile de contacter les élus mais les nouvelles équipes vont être recontactées.

 

L’association a pu dégager un bénéfice d’environ 1000 € sur le festival et propose qu’il serve à financer le projet pédagogique avec les lycées techniques de St Malo et Dinan.

 

Le site internet de l’association a été mis en place et sera développé.  

 

L’association souhaite se recentrer sur les 2 projets actuellement actifs, à savoir le festival de musique et le partenariat avec les lycées techniques de St Malo et Dinan.

 

L’assemblée donne son quitus à l’unanimité sur le rapport moral et financier.

Suivi des actions en cours :

 

Festival 2014

La fréquentation du festival a été inférieure à l’année précédente. Le taux de remplissage des concerts payants a été de 60 %, en progression la dernière journée. La billetterie par internet a bien fonctionné. La qualité de la programmation a été très appréciée des visiteurs. La marraine du festival, Florence Millet a été très présente tout au long du festival, les artistes et les visiteurs ont bénéficié de sa proximité. 25 musiciens venant de toute l’Europe étaient présents.

Le clip du festival réalisé par Florent Thurneyssen est projeté en fin de réunion.

 

Projet pédagogique sur le développement durable

Jacques Pichon, professeur au lycée la Fontaine des Eaux à Dinan, présente l’expérimentation pédagogique qu’il porte depuis 2 ans avec des groupes de lycéens préparant le bac scientifique. La thématique en est : comment vivre en autonomie sur un site isolé comme l’île du Guesclin, sans raccordements aux réseaux d’eau et d’électricité. Ce sujet se décline en 3 thèmes : le stockage de l’eau et son traitement, la mesure de l’énergie, l’installation d’un monte-charge.

Projets à venir :

 

Projet pédagogique sur le développement durable

Le projet se poursuit sur l’année scolaire 2014/2015. Il rassemble 28 lycéens répartis en 3 groupes.

 

Festival de musique 2015

 

Corentin Chassard, directeur artistique du festival, accepte de continuer de se charger de la programmation du festival en 2015.

 

Toujours en référence à Léo Ferré, la date du 14 juillet est conservée. Le festival se déroulera du 11 au 14 juillet et sera précédé de stages de musique du 6 au 10 juillet. 5 instruments seront privilégiés : le violon, le violoncelle, le piano, la clarinette, le saxophone.

Pour faciliter la fluidité entre les concerts C. Chassard propose d’en organiser 3 dans le salon et 3 en extérieur, par journée, selon 4 grands thème : jeunes talents, musique classique, découverte, jazz. Il souhaite, comme cette année, faire appel à un musicien connu pour parrainer et donner du rayonnement au festival.

 

En raison des marées, l’organisation sera différente. Le samedi 11, l’île ne sera plus accessible à partir de 14 h, aussi la matinée pourrait être consacrée à la visite de l’île et la vente des tickets de concert.

 

S. Porcher suggère de reconduire, comme cette année, une soirée après la fermeture de l’île, avec musique et d’ajouter un vernissage et marché artistique. Elle pourrait être programmée le lundi 13 au soir.

 

Du fait de la baisse du nombre de concerts payants par jour l’association propose d’en augmenter le prix à 8 ou 9 € tout en maintenant un prix qui soit accessible au plus grand nombre.

 

L’an prochain l’effort devra porter sur une meilleure communication avant l’événement et faire appel à plus de bénévoles. Il faudrait que la programmation soit établie dès le mois de janvier afin d’anticiper sur l’organisation. De même, pour les master-class les informations devront parvenir aux familles avant les vacances de Noël.

 

Toujours dans le but d’améliorer l’organisation et le rayonnement du festival, S. Porcher a rencontré Mr Le Floch, de l’association Intercultura, pour monter un dossier de demande de subvention européenne dans le cadre d’Erasmus + dont le but est de favoriser les rencontres et échanges entre jeunes des divers pays européens, 4 pays européens au moins doivent être représentés.

 

Une demande de subvention va être adressée à la DRAC.

 

Conservatoire de plantes

 

Du fait du départ de Véronique Michel, le projet est abandonné. Cependant Christophe Gallais fait appel aux personnes qui seraient intéressées par la mise en valeur des espaces naturels de l’île (répertoire de plantes médicinales, aménagement des espaces extérieurs…).

Questions diverses

 

Pour faciliter le contact avec la commune de St Coulomb, Serge Porcher propose de domicilier l’adresse de l’association à la mairie de St Coulomb, la municipalité a donné son accord, l’assemblée générale est d’accord.

 

La cotisation à l’association est maintenue à 5 €. Le renouvellement de l’adhésion va être mis en place sur le site. Les personnes qui souhaitent s’investir dans la vie de l’association peuvent communiquer par le biais de l’adresse : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .

 

Le conseil d’administration sera réunira prochainement pour compléter le bureau.

S. Porcher remercie les personnes présentes et clôt la séance.

                                Le Président

                                Serge Porcher

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